Teknologi Informasi adalah Masa Depan

Teknologi Informasi adalah Masa Depan

Sejarah membuktikan, bahwa dunia berubah karena “ilmu pengetahuan”. Era lama berganti ke era yang lebih baru ditandai dengan perubahan cara manusia hidup, dan ilmu pengetahuan serta teknologi adalah pemeran utama dalam sejarah perubahan manusia. Ilmu pengetahuan dan teknologi adalah satu kesatuan yang menjadi penentu posisi sebuah kelompok atau bangsa tertentu. Siapa yang menguasai-nya akan menjadi pemenang.   Kita semua masih ingat bagaimana Albert Einstein menemukan rumus E = MC² untuk menjadikan teknologi atom dan nuklir sebagai sumberdaya energi yang tidak akan kadaluwarsa bagi umat manusia, justru menjadi penentu kemenangan sekutu dalam perang dunia ke II dengan menjadikan rumus matematika sederhana diatas menjadi bom atom, atau ketika Thomas Alfa Edison menjadi “penyihir” moderen yang bisa membuat banyak hal seperti lampu listrik, telepgraph, Gramophon, dan proyektor, serta Steve Jobs yang merubah cara manusia bekerja dengan Apple Komputer-nya yang simple dan dinamis.

Setelah era 90-an perkembangan teknologi lebih banyak berkembang di sisi Teknologi Informasi, dimana pada sebelumnya mesin uap dan mekanika berkembang pesat. Teknologi informasi dikenal juga dengan istilah teknik informatika yang menggabungkan 2 prinsip penting yaitu informasi dan elektronika. Kita adalah saksi sejarah bagaimana dunia berubah dengan teknologi informasi. Manusia berkomunikasi dengan email, chating, dan sms dibanding dengan menggunakan surat konvensional yang tidak lagi efektif. Media Online lebih banyak diminati daripada media cetak karena lebih murah dan mudah dibaca dimana saja disertai perkembangan gadget yang juga pesat dan murah. Dunia bisnis juga tidak terlepas dari TI, analisa pasar dan saham elektronik, Online Shopping, Forecasting produksi sudah mutlak harus dikuasai pelaku bisnis untuk memenangkan persaingan.

PTPN X sudah menggunakan teknologi informasi sejak periode 90-an. Sistem keuangan, SDM, dan produksi sudah dimulai dengan teknologi under dos, yang masih digunakan hingga saat ini. Namun seiring dengan perkembangan jaman, teknologi tersebut sudah usang dan tidak bisa mengikuti proses bisnis PTPN X yang sangat dinamis. Pada musim giling 2013 yang lalu, seluruh pabrik gula sudah menerapkan SIPG atau Sistem Informasi Pengolahan Gula, yang merupakan sistem manajemen giling mulai dari tebang angkut hingga menjadi PBHE (perhitungan bagi hasil efektif dan hutang petani). Dalam penerapan SIPG, proses bisnis giling lebih tertata, efektif, dan efisien. Hubungan PTPN X dengan petani pun semakin baik dengan penggunaan sistem ini karena DO bisa dicairkan kapanpun. Hal ini membuktikan bahwa teknologi informasi memiliki dampak yang postitif dalam perkembangan perusahaan, apalagi PTPN X akan menerapkan Enterprise Resource Planning (ERP), sehingga manajemen keuangan dan SDM juga akan lebih baik seperti dalam manajemen produksi yang sudah diterapkan sebelumnya.    

Namun jika diperhatikan, perkembangan teknologi informasi yang diberlakukan hanyalah sistem informasi manajemen yang mencatat semua kejadian, sedangkan tindak lanjut terhadap kejadian tersebut masih diserahkan kepada “user”. direksi juga akan disuguhi oleh grafik dan angka tertentu untuk menentukan kebijakan tanpa diberikan pilihan  danlangkah apa saja yang bisa dilakukan untuk mengatasi sebuah masalah.

Teknologi Informasi masa depan harus menjawab lebih dalam lagi kebutuhan PTPN X baik itu direksi ataupun user lainnya. Ada beberapa konsep TI yang bisa dikembangkan untuk meningkatkan produktivitas dan keuntungan PTPN X serta membantu pengambil kebijakan dalam menentukan keputusan.

1.      Early Warning System

Setiap perusahaan memiliki SOP dan kebijakan baku yang harus dijalankan dengan benar di semua level bisnis, baik dari tingkat user lapangan hingga manajemen. Namun bukan rahasia umum bahwa praktek di lapangan tidak selalu berjalan sesuai SOP yang benar. Harus ada sistem TI yang memastikan bahwa “SOP dan seluruh Kebijakan Direksi dijalankan oleh semua pihak”. Kebijakan direksi dan SOP dipindahkan kedalam sistem komputer yang sudah diatur alurnya. Lalu kemudian menjadi sebuah task list pada setiap pekerjaan dan diberikan kepada masing masing user. Setiap user tentu saja memiliki task list yang berbeda dengan user lainnya. user tidak diperbolehkan melakukan improvisasi dan hanya mengikuti task list yang menjadi tanggung jawab-nya. Improvisasi dalam sistem ini tentu saja tidak dilarang, namun improvisasi hanya dilakukan oleh pengambil kebijakan dan bukan oleh eksekutor sendiri, sehingga jika ada kejadian tidak normal dalam sebuah proses sudah disediakan tindak lanjut oleh sistem dan bukan berupa improvisasi yang menyesatkan. Dalam ilmu manajemen segala jenis kondisi sebenarnya sudah diperhitungkan. Kejadian terbaik, normal dan kejadian terburuk sudah di prediksikan terlebih dahulu lalu dimasukkan ke dalam sistem komputer dan improvisasi eksekutor tidak dibutuhkan lagi.

jika taks list tidak diberlakukan dengan baik maka sistem TI harus bisa mengingatkan user dan melaporkan kejadian kepada quality control atau pihak terkait lainnya. Untuk memastikan sebuah task list dijalankan maka sistem harus bisa memberikan petunjuk dan bimbingan dengan mudah. Sistem tersebut biasa disebut Early Warning Sistem.  Contoh sederhana dari Early Warning Systemdalam bidang produksi adalah sebagai berikut :

Pembukaan lahan	14 Hari Sebelum tanam	Dengan traktor x dengan pola y
Pemberian Kompos	1 Hari sebelum tanam	5 ku kompos per 1 Ha
Penanaman Tebu	Tanggal tanam	Kombinasi 30% Masak awal, 40% masak tengah, 30% masak akhir
Pengairan I	7 Hari setelah tanam	Debit air x m3 per Ha dengan jenis air Y
Pengairan II	15 Hari stelah tanam	Debit air x m3 per Ha dengan jenis air Y
Pemupukan II	30 Hari setelah tanam	Kombinasi ZA 3 ku dan Phonska 2 ku per Ha

  

Tanggal tanam sudah ditentukan atau direncanakan sebelumnya oleh SKW, sehingga task list akan berisi tanggal jadwal budidaya yang harus dilakukan dan besarnya bahan atau material untuk menghasilkan produktivitas tebu baik. Tentu saja angka angka diatas dapat di atur dan dirubah ubah oleh pengambil kebijakan menurut kondisi yang terjadi. Task list dan material yang ditentukan harus berdasar pada pilihan kondisi yang tepat, semisal task list untuk Plain Cane di tanah sawah dan Plain Cane di tegal berbeda. variabel lain seperti kondisi unsur hara tanah, jalur irigasi, iklim, dan kondisi sosial budaya masyarakat bisa menjadi pembeda dari task list yang di generate otomatis dari sistem. Dengan sistem ini maka semua keadaan akan selalu menjadi kondisi yang normal bahkan untuk situasi terburuk sekalipun, karena sudah diperhitungkan sebelumnya. Contoh jika budidaya tebu di Madura dengan unsur tanah yang kurang bagus, iklim yang kering dan tidak ada irigasi, serta kondisi sosial budaya yang kurang mendukung akan menghasilkan task list yang berbeda dengan task list di daerah Kediri.

Agar task list dipastikan untuk dilaksanakan, maka beberapa hari sebelum jadwal tertentu user sudah di ingatkan baik melalui laporan atau melalui sms. Contoh sms untuk Early Warning Systemadalah sebagai berikut :

“2 hari lagi tanggal 18 Juni 2014 anda dijadwalkan melakukan penanaman pada lahan xxxx dengan varietas PS 862 sebanyak 15.000 budchip seluas 1 Ha  dengan pkp double row 235”.

Sms diatas bisa dikirim ke SKW, PTRI, ataupun petani untuk melakukan persiapan. Penanam harus sesuai dengan rencana, bahkan SKK bibit sudah diberikan laporan jauh hari sebelumnya untuk menyiapkan bibit ps 862 sebanyak 1 Ha untuk ditanam pada lahan tertentu. Pada tanggal 18 Juni, user terkait harus melaporkan bahwa proses penanaman sudah dilakukan menurut task list, sehingga laporan kemajuan pekerjaan sudah bisa dilihat oleh pihak pihak tertentu tanpa menunggu waktu yang lebih lama lagi.

Early Warning Systemtidak hanya diberlakukan untuk produksi saja, namun semua proses bisnis PTPN X. Hal ini karena proses bisnis tidak bisa berdiri sendiri dan berhubungan satu dengan yang lain. Contoh diatas misalnya, task list penanaman ps 862 mempengaruhi task list SKK bibit, task list pihak AK&U untuk mengurus kredit yang dibutuhkan, task list SDM untuk tenaga kerja, dan task list lainnya. Oleh karena itu semua SOP dan kebijakan dalam semua kondisi harus detail dimasukkan ke dalam sistem sehingga nantinya alur proses bisnis tidak tersendat. Untuk membuat system EWS dibutuhkan analisa proses bisnis yang tidak sedikit bahkan mencapai 70% dari waktu total pengerjaan, dan dibantu oleh dukungan semua pemangku kebijakan baik direksi maupun manajemen dibawahnya.

2.      Forecasting dan Simulasi

Forecasting dan Simulasi adalah sistem strategis yang dibuat untuk direksi dalam membantu mengambil keputusan. Sistem seperti ini sudah biasa dimiliki secara rahasia oleh perusahaan besar yang bergerak di bidang saham dan bursa efek, elektronika, bahkan perusahaan minuman bersoda sekalipun. Sejak diterapkannya Artificial Intelligence pertama kali oleh Alan Turing di tahun 1936 dalam perang dunia ke II, perkembangan komputer yang memiliki kecerdasan untuk decision support system berkembang pesat. Bahkan konon, mesin turing adalah kunci dari kemenangan sekutu terhadap Jerman, karena didalamnya ada Forecasting dan simulasi strategi perang yang bisa menjadi pilihan Inggris dalam perang dunia.

Forecasting adalah sistem peramalan atau prediksi terhadap sebuah kejadian yang belum terjadi namun bisa diperkirakan atau ditaksir berdasar kondisi saat ini. Forecasting mengacu pada metode statistik dan trend dari kumpulan data yang sudah bertahun tahun tersimpan seperti metode time series, data cross sectional, Artificial neural network, dan masih banyak lagi metode yang bisa digunakan. PTPN X sudah menggunakan konsep Forecasting secara tradisional dalam bidang produksi dengan melakukan taksasi desember dan maret. Namun, hasil taksasi masih jauh dari harapan karena data yang tidak valid dan campur tangan manusia dalam perhitungan masih sangat tinggi. Dengan Forecasting maka Direksi akan diberikan beberapa kemungkinan yang akan terjadi dalam beberapa waktu kedepan, dan bisa digunakan untuk bahan mengambil kebijakan. Salah satu contoh sistem Forecasting adalah :

a.       Peramalan biaya produksi dan laba perusahaan dalam beberapa tahun kedepan dengan kondisi yang ada saat ini.

b.      Peramalan produktivitas tebu dari musim giling tertentu.

c.       Peramalan rendemen tebu  dari musim giling di masa depan.

d.      Forecasting mesin tertentu dalam pabrik akan rusak dan harus diperbaiki atau diganti.

e.       Peramalan jenis diversifikasi usaha yang potential untuk PTPN X di masa yang akan datang

Berbeda dengan EWS, Forecasting juga harus dilengkapi data data diluar PTPN X. Data kebijakan pamerintah, inflasi mata uang, cuaca dan iklim, Sosial Budaya dan lain sebagainya. Setelh itu sistem dengan metode statistik tertentu akan menghitung secara otomatis. Semakin banyak matrik data yang dimasukkan, hasil Forecasting akan semakin valid.  

Simulasi adalah pengembangan dari Forecasting. Hasil peramalan yang presisi bisa diperkaya dengan sistem simulasi yang jitu. Sederhananya adalah direksi bisa memasukkan nilai matrik “campur tangan” – mereka dalam sistem Forecasting. Simulasi yang baik akan menciptakan beberapa hasil konspiratif apa saja yang akan terjadi, jika direksi melakukan sesuatu.  Sistem simulasi murni kecerdasan buatan dari komputer, dan bisa mem-breakdown  task list, bill of material, atau kebijakan apa saja yang bisa diambil untuk menghasilkan sebuah nilai tertentu. Contoh simulasi adalah sebagai berikut :

a.       Setelah di Forecasting laba bersih PTPN X tahun 2020 adalah 700 M, maka berapa laba bersih pada tahun tersebut jika direksi merekrut tenaga IT baru sebanyak 5 orang, investasi peternakan sapi di Madura, menutup salah satu pabrik di Jawa, dan menerapkan pensiun dini untuk beberapa karyawan ?

b.      Untuk menghasilkan rendemen minimal 8 pada tahun 2017 maka kebijakan apa saja yang harus diambil  ?

Untuk contoh pada poin a, sistem akan menghasilkan angka laba bersih pada tahun 2020 setelah mensimulasikan matrik variabel kebijakan dari direksi. Sedangkan dari poin b akan dihasilkan beberapa pilihan kebijakan yang bisa diambil untuk mendapatkan rendemen minimal 8, bisa berupa task list dan bill of material atau kebijakan yang bersifat manajerial.

Dengan sistem Forecasting dan simulasi maka masa depan bukan lagi hal yang tidak pasti dan gelap. Masa depan bisa diprediksi, bisa dianalisa dan dipelajari. Thomas Alfa Edison pernah berkata “Keberuntungan adalah sesuatu yang terjadi ketika kesempatan bertemu dengan kesiapan”. Dengan kondisi apapun yang akan terjadi di masa yang akan datang, kita sudah siap menghadapinya, dan merubah rintangan menjadi kesempatan.

c.        Mobile Based Computing

Bagian ketiga adalah wadah dari seluruh sistem komputer kedepan. Seluruh sistem harus dikendalikan menggunakan gadget sehingga lebih mudah dan efektif dalam penerapannya. Untuk menghemat biaya maka handheld yang digunakan bisa saja hand phone atau smart phone. Teknologi sms adalah teknologi yang cukup mudah dan murah untuk diterapkan. Semua orang, semua kalangan, dan semua level usia sudah pasti bisa menggunakan teknologi sms saat ini. Dengan teknologi sms, perubahan budaya komputerisasi di PTPN X tidak langsung mempengaruhi beberapa kelompok karyawan tertentu yang kurang mampu mengoperasikan komputer. Dengan program sms dimungkinkan resistensi user tidak akan besar karena mudah digunakan.

Early Warning Sistem, Forecasting dan simulasi, serta Mobile Based Computing adalah teknologi informasi terapan yang membutuhkan penelitian dan analisa yang mendalam. Butuh biaya dan waktu yang tak sedikit untuk bisa menghasilkan sistem yang valid. Namun dengan penggunaan ketiganya maka direksi PTPN X serta manajemen yang akan mengambil kebijakan tidak hanya disuguhi catatan dan angka angka tanpa diberikan pilihan. Dengan sistem tersebut akan menimilisir resiko yang akan terjadi kedepan, dan tentu saja memastikan kebijakan dan SOP dari direksi benar benar dijalankan di semua level karyawan PTPN X. Karena keberhasilan ketiga sistem diatas sudah terbukti di beberapa perusahaan besar dunia, maka PTPN X tidak perlu ragu untuk menggunakan Teknologi Informasi sebagai penyokong masa depan PTPN X yang lebih baik.