Teknologi Informasi adalah Masa Depan
Sejarah membuktikan, bahwa dunia
berubah karena “ilmu pengetahuan”. Era lama berganti ke era yang lebih baru
ditandai dengan perubahan cara manusia hidup, dan ilmu pengetahuan serta
teknologi adalah pemeran utama dalam sejarah perubahan manusia. Ilmu
pengetahuan dan teknologi adalah satu kesatuan yang menjadi penentu posisi
sebuah kelompok atau bangsa tertentu. Siapa yang menguasai-nya akan menjadi
pemenang. Kita semua masih ingat
bagaimana Albert Einstein menemukan rumus E = MC2 untuk menjadikan
teknologi atom dan nuklir sebagai sumberdaya energi yang tidak akan kadaluwarsa
bagi umat manusia, justru menjadi penentu kemenangan sekutu dalam perang dunia
ke II dengan menjadikan rumus matematika sederhana diatas menjadi bom atom,
atau ketika Thomas Alfa Edison menjadi “penyihir” moderen yang bisa membuat
banyak hal seperti lampu listrik, telepgraph, Gramophon, dan proyektor, serta
Steve Jobs yang merubah cara manusia bekerja dengan Apple Komputer-nya yang simple dan dinamis.
Setelah era 90-an perkembangan
teknologi lebih banyak berkembang di sisi Teknologi Informasi, dimana pada
sebelumnya mesin uap dan mekanika berkembang pesat. Teknologi informasi dikenal
juga dengan istilah teknik informatika yang menggabungkan 2 prinsip penting
yaitu informasi dan elektronika. Kita adalah saksi sejarah bagaimana dunia
berubah dengan teknologi informasi. Manusia berkomunikasi dengan email,
chating, dan sms dibanding dengan menggunakan surat konvensional yang tidak
lagi efektif. Media Online lebih banyak diminati daripada media cetak karena
lebih murah dan mudah dibaca dimana saja disertai perkembangan gadget yang juga
pesat dan murah. Dunia bisnis juga tidak terlepas dari TI, analisa pasar dan
saham elektronik, Online Shopping, Forecasting
produksi sudah mutlak harus dikuasai pelaku bisnis untuk memenangkan
persaingan.
PTPN X sudah menggunakan
teknologi informasi sejak periode 90-an. Sistem keuangan, SDM, dan produksi
sudah dimulai dengan teknologi under dos,
yang masih digunakan hingga saat ini. Namun seiring dengan perkembangan jaman,
teknologi tersebut sudah usang dan tidak bisa mengikuti proses bisnis PTPN X
yang sangat dinamis. Pada musim giling 2013 yang lalu, seluruh pabrik gula sudah
menerapkan SIPG atau Sistem Informasi Pengolahan Gula, yang merupakan sistem
manajemen giling mulai dari tebang angkut hingga menjadi PBHE (perhitungan bagi
hasil efektif dan hutang petani). Dalam penerapan SIPG, proses bisnis giling
lebih tertata, efektif, dan efisien. Hubungan PTPN X dengan petani pun semakin
baik dengan penggunaan sistem ini karena DO bisa dicairkan kapanpun. Hal ini
membuktikan bahwa teknologi informasi memiliki dampak yang postitif dalam
perkembangan perusahaan, apalagi PTPN X akan menerapkan Enterprise Resource
Planning (ERP), sehingga manajemen keuangan dan SDM juga akan lebih baik
seperti dalam manajemen produksi yang sudah diterapkan sebelumnya.
Namun jika diperhatikan,
perkembangan teknologi informasi yang diberlakukan hanyalah sistem informasi
manajemen yang mencatat semua kejadian, sedangkan tindak lanjut terhadap
kejadian tersebut masih diserahkan kepada “user”.
direksi juga akan disuguhi oleh grafik dan angka tertentu untuk menentukan
kebijakan tanpa diberikan pilihan danlangkah
apa saja yang bisa dilakukan untuk mengatasi sebuah masalah.
Teknologi Informasi masa depan
harus menjawab lebih dalam lagi kebutuhan PTPN X baik itu direksi ataupun user lainnya. Ada beberapa konsep TI
yang bisa dikembangkan untuk meningkatkan produktivitas dan keuntungan PTPN X
serta membantu pengambil kebijakan dalam menentukan keputusan.
1.
Early Warning System
Setiap perusahaan memiliki SOP
dan kebijakan baku yang harus dijalankan dengan benar di semua level bisnis,
baik dari tingkat user lapangan
hingga manajemen. Namun bukan rahasia umum bahwa praktek di lapangan tidak selalu
berjalan sesuai SOP yang benar. Harus ada sistem TI yang memastikan bahwa “SOP dan seluruh Kebijakan Direksi dijalankan
oleh semua pihak”. Kebijakan direksi dan SOP dipindahkan kedalam sistem
komputer yang sudah diatur alurnya. Lalu kemudian menjadi sebuah task list pada setiap pekerjaan dan
diberikan kepada masing masing user.
Setiap user tentu saja memiliki task list yang berbeda dengan user lainnya. user tidak diperbolehkan melakukan improvisasi dan hanya mengikuti task list yang menjadi tanggung jawab-nya.
Improvisasi dalam sistem ini tentu saja tidak dilarang, namun improvisasi hanya
dilakukan oleh pengambil kebijakan dan bukan oleh eksekutor sendiri, sehingga
jika ada kejadian tidak normal dalam sebuah proses sudah disediakan tindak lanjut
oleh sistem dan bukan berupa improvisasi yang menyesatkan. Dalam ilmu manajemen
segala jenis kondisi sebenarnya sudah diperhitungkan. Kejadian terbaik, normal
dan kejadian terburuk sudah di prediksikan terlebih dahulu lalu dimasukkan ke dalam
sistem komputer dan improvisasi eksekutor tidak dibutuhkan lagi.
jika taks list tidak diberlakukan
dengan baik maka sistem TI harus bisa mengingatkan user dan melaporkan kejadian kepada quality control atau pihak terkait lainnya. Untuk memastikan sebuah
task list dijalankan maka sistem
harus bisa memberikan petunjuk dan bimbingan dengan mudah. Sistem tersebut
biasa disebut Early Warning Sistem.
Contoh sederhana dari Early
Warning Systemdalam bidang produksi adalah sebagai berikut :
Pembukaan
lahan
|
14 Hari
Sebelum tanam
|
Dengan
traktor x dengan pola y
|
Pemberian
Kompos
|
1 Hari
sebelum tanam
|
5 ku
kompos per 1 Ha
|
Penanaman
Tebu
|
Tanggal
tanam
|
Kombinasi
30% Masak awal, 40% masak tengah, 30% masak akhir
|
Pengairan
I
|
7 Hari
setelah tanam
|
Debit air
x m3 per Ha dengan jenis air Y
|
Pengairan
II
|
15 Hari
stelah tanam
|
Debit air
x m3 per Ha dengan jenis air Y
|
Pemupukan
II
|
30 Hari
setelah tanam
|
Kombinasi
ZA 3 ku dan Phonska 2 ku per Ha
|
Tanggal tanam sudah ditentukan
atau direncanakan sebelumnya oleh SKW, sehingga task list akan berisi tanggal
jadwal budidaya yang harus dilakukan dan besarnya bahan atau material untuk menghasilkan produktivitas tebu
baik. Tentu saja angka angka diatas dapat di atur dan dirubah ubah oleh
pengambil kebijakan menurut kondisi yang terjadi. Task list dan material yang ditentukan harus berdasar pada pilihan
kondisi yang tepat, semisal task list
untuk Plain Cane di tanah sawah dan Plain Cane di tegal berbeda. variabel lain
seperti kondisi unsur hara tanah, jalur irigasi, iklim, dan kondisi sosial
budaya masyarakat bisa menjadi pembeda dari task
list yang di generate otomatis dari sistem. Dengan sistem ini maka
semua keadaan akan selalu menjadi kondisi yang normal bahkan untuk situasi
terburuk sekalipun, karena sudah diperhitungkan sebelumnya. Contoh jika
budidaya tebu di Madura dengan unsur tanah yang kurang bagus, iklim yang kering
dan tidak ada irigasi, serta kondisi sosial budaya yang kurang mendukung akan
menghasilkan task list yang berbeda
dengan task list di daerah Kediri.
Agar task list dipastikan untuk dilaksanakan, maka beberapa hari sebelum
jadwal tertentu user sudah di
ingatkan baik melalui laporan atau melalui sms. Contoh sms untuk Early Warning Systemadalah sebagai
berikut :
“2 hari lagi tanggal 18 Juni 2014 anda dijadwalkan melakukan penanaman
pada lahan xxxx dengan varietas PS 862 sebanyak 15.000 budchip seluas 1 Ha dengan pkp double row 235”.
Sms diatas bisa dikirim ke SKW,
PTRI, ataupun petani untuk melakukan persiapan. Penanam harus sesuai dengan
rencana, bahkan SKK bibit sudah diberikan laporan jauh hari sebelumnya untuk
menyiapkan bibit ps 862 sebanyak 1 Ha untuk ditanam pada lahan tertentu. Pada
tanggal 18 Juni, user terkait harus
melaporkan bahwa proses penanaman sudah dilakukan menurut task list, sehingga laporan kemajuan pekerjaan sudah bisa dilihat
oleh pihak pihak tertentu tanpa menunggu waktu yang lebih lama lagi.
Early Warning Systemtidak hanya diberlakukan untuk produksi saja,
namun semua proses bisnis PTPN X. Hal ini karena proses bisnis tidak bisa
berdiri sendiri dan berhubungan satu dengan yang lain. Contoh diatas misalnya, task list penanaman ps 862 mempengaruhi task list SKK bibit, task list pihak AK&U untuk mengurus
kredit yang dibutuhkan, task list SDM
untuk tenaga kerja, dan task list
lainnya. Oleh karena itu semua SOP dan kebijakan dalam semua kondisi harus
detail dimasukkan ke dalam sistem sehingga nantinya alur proses bisnis tidak
tersendat. Untuk membuat system EWS dibutuhkan analisa proses bisnis yang tidak
sedikit bahkan mencapai 70% dari waktu total pengerjaan, dan dibantu oleh
dukungan semua pemangku kebijakan baik direksi maupun manajemen dibawahnya.
2. Forecasting
dan Simulasi
Forecasting dan Simulasi adalah sistem strategis yang dibuat untuk
direksi dalam membantu mengambil keputusan. Sistem seperti ini sudah biasa
dimiliki secara rahasia oleh perusahaan besar yang bergerak di bidang saham dan
bursa efek, elektronika, bahkan perusahaan minuman bersoda sekalipun. Sejak
diterapkannya Artificial Intelligence
pertama kali oleh Alan Turing di tahun 1936 dalam perang dunia ke II,
perkembangan komputer yang memiliki
kecerdasan untuk decision support system
berkembang pesat. Bahkan konon, mesin turing adalah kunci dari kemenangan
sekutu terhadap Jerman, karena didalamnya ada Forecasting dan simulasi strategi perang yang bisa menjadi pilihan
Inggris dalam perang dunia.
Forecasting adalah sistem peramalan atau prediksi terhadap sebuah
kejadian yang belum terjadi namun bisa diperkirakan atau ditaksir berdasar
kondisi saat ini. Forecasting mengacu
pada metode statistik dan trend dari
kumpulan data yang sudah bertahun tahun tersimpan seperti metode time series, data cross sectional, Artificial
neural network, dan masih banyak lagi metode yang bisa digunakan. PTPN X
sudah menggunakan konsep Forecasting
secara tradisional dalam bidang produksi dengan melakukan taksasi desember dan
maret. Namun, hasil taksasi masih jauh dari harapan karena data yang tidak
valid dan campur tangan manusia dalam perhitungan masih sangat tinggi. Dengan Forecasting maka Direksi akan diberikan
beberapa kemungkinan yang akan terjadi dalam beberapa waktu kedepan, dan bisa
digunakan untuk bahan mengambil kebijakan. Salah satu contoh sistem Forecasting adalah :
a.
Peramalan biaya produksi dan laba perusahaan dalam
beberapa tahun kedepan dengan kondisi yang ada saat ini.
b.
Peramalan produktivitas tebu dari musim giling
tertentu.
c.
Peramalan rendemen tebu
dari musim giling di masa depan.
d.
Forecasting mesin tertentu dalam pabrik akan rusak dan
harus diperbaiki atau diganti.
e.
Peramalan jenis diversifikasi usaha yang potential
untuk PTPN X di masa yang akan datang
Berbeda dengan EWS, Forecasting
juga harus dilengkapi data data diluar PTPN X. Data kebijakan pamerintah,
inflasi mata uang, cuaca dan iklim, Sosial Budaya dan lain sebagainya. Setelh
itu sistem dengan metode statistik tertentu akan menghitung secara otomatis.
Semakin banyak matrik data yang dimasukkan, hasil Forecasting akan semakin valid.
Simulasi adalah pengembangan dari
Forecasting. Hasil peramalan yang
presisi bisa diperkaya dengan sistem simulasi yang jitu. Sederhananya adalah
direksi bisa memasukkan nilai matrik “campur tangan” – mereka dalam sistem Forecasting. Simulasi yang baik akan
menciptakan beberapa hasil konspiratif apa saja yang akan terjadi, jika direksi
melakukan sesuatu. Sistem simulasi murni
kecerdasan buatan dari komputer, dan bisa mem-breakdown task list, bill of material, atau kebijakan apa saja yang bisa diambil untuk
menghasilkan sebuah nilai tertentu. Contoh simulasi adalah sebagai berikut :
a.
Setelah di Forecasting
laba bersih PTPN X tahun 2020 adalah 700 M, maka berapa laba bersih pada tahun
tersebut jika direksi merekrut tenaga IT baru sebanyak 5 orang, investasi peternakan
sapi di Madura, menutup salah satu pabrik di Jawa, dan menerapkan pensiun dini
untuk beberapa karyawan ?
b.
Untuk menghasilkan rendemen minimal 8 pada tahun 2017
maka kebijakan apa saja yang harus diambil ?
Untuk contoh pada poin a, sistem
akan menghasilkan angka laba bersih pada tahun 2020 setelah mensimulasikan matrik
variabel kebijakan dari direksi. Sedangkan dari poin b akan dihasilkan beberapa
pilihan kebijakan yang bisa diambil untuk mendapatkan rendemen minimal 8, bisa
berupa task list dan bill of material atau kebijakan yang
bersifat manajerial.
Dengan sistem Forecasting dan simulasi maka masa depan
bukan lagi hal yang tidak pasti dan gelap. Masa depan bisa diprediksi, bisa
dianalisa dan dipelajari. Thomas Alfa Edison pernah berkata “Keberuntungan adalah sesuatu yang terjadi
ketika kesempatan bertemu dengan kesiapan”. Dengan kondisi apapun yang akan
terjadi di masa yang akan datang, kita sudah siap menghadapinya, dan merubah
rintangan menjadi kesempatan.
c. Mobile
Based Computing
Bagian ketiga adalah wadah dari
seluruh sistem komputer kedepan. Seluruh sistem harus dikendalikan menggunakan
gadget sehingga lebih mudah dan efektif dalam penerapannya. Untuk menghemat
biaya maka handheld yang digunakan bisa saja hand phone atau smart phone. Teknologi
sms adalah teknologi yang cukup mudah dan murah untuk diterapkan. Semua orang,
semua kalangan, dan semua level usia sudah pasti bisa menggunakan teknologi sms
saat ini. Dengan teknologi sms, perubahan budaya komputerisasi di PTPN X tidak
langsung mempengaruhi beberapa kelompok karyawan tertentu yang kurang mampu
mengoperasikan komputer. Dengan program sms dimungkinkan resistensi user tidak akan besar karena mudah
digunakan.
Early Warning Sistem, Forecasting dan simulasi, serta Mobile Based Computing adalah
teknologi informasi terapan yang membutuhkan penelitian dan analisa yang
mendalam. Butuh biaya dan waktu yang tak sedikit untuk bisa menghasilkan sistem
yang valid. Namun dengan penggunaan ketiganya maka direksi PTPN X serta
manajemen yang akan mengambil kebijakan tidak hanya disuguhi catatan dan angka
angka tanpa diberikan pilihan. Dengan sistem tersebut akan menimilisir resiko
yang akan terjadi kedepan, dan tentu saja memastikan kebijakan dan SOP dari
direksi benar benar dijalankan di semua level karyawan PTPN X. Karena keberhasilan
ketiga sistem diatas sudah terbukti di beberapa perusahaan besar dunia, maka
PTPN X tidak perlu ragu untuk menggunakan Teknologi Informasi sebagai penyokong
masa depan PTPN X yang lebih baik.